EL PROTOCOL AL MÓN DE L’EMPRESA
En aquests moments tan difícils per a les empreses, qualsevol diferenciació és important i necessària. Encara que la major part dels empresaris no ho creguin, una inversió en protocol és molt rendible per a l’empresa i no sols de manera econòmica sinó també a efectes de imatge i comunicació. Una marca amb protocol es una marca molt més sòlida, molt més creïble, més fiable y molt més perdurable en el temps. Atendre de forma acurada a les visites, als proveïdors, als clients, tenir unes relacions cordials i fluides amb altres empreses, amb institucions i organismes oficials són bones formes d’entendre la filosofi a del protocol a l’empresa, ja que una organització deu relacionar-se d’una manera educada i correcta tan amb altres persones com amb altres empreses i entitats. En moltes ocasions la diferència no la marquen els productes o serveis oferits ni els preus... sinó el bon fer dels empleats i directius. Hi ha empresaris que han vist que utilitzar les bones maneres reporta un valor afegit dins del objectiu d'aconseguir la fidelització dels clients. En aquest moment no serveis no més un bon preu, cal afegir alguna cosa més, un empleat que respon amablement al telèfon, una persona que resol els deutes o que atent les reclamacions i surgències diligentment. La utilització del protocol a l’empresa, farà que qualsevol inversió per aquest menester resulti productiva. Tindrà cura de les activitats, de manera que permeti organitzar les relacions institucionals amb clientes i proveïdors, col•laboradors, mitjans de comunicació o institucions públiques, deu estar contemplat en un element fonamental com és el Manual de Protocol Intern, que permeti millorar les relacions cap a dins i cap a fora de la pròpia organització. Per desenrotllar totes aquestes actuacions acuradament, és menester que la empresa confeccione el seu propi MANUAL DE PROTOCOL I COMUNICACIÓ dins del qual establir un conjunt de normes o regles de cortesia, metodologia de bones practiques i formules que reforcen les relacions humanes dins i fora de l’empresa aconseguint un estil propi d’empresa que té cura dels detalls de manera harmoniosa, subtil i elegant. Cal desenvolupar un manual que siga eminentment pràctic i que estigi en consonància en la dimensió de l’empresa i les seves característiques generals i a més a més del sector al que pertany. Per eixemple no deuen replegar-se actuacions protocol·làries que mai es produiran. Cal replegar realitats quotidianes o extraordinàries però que no siguin impossibles o poc probables; si donat el cas es produïren, aquestes situacions, deurien estudiar-se de forma extraordinària. Entre altres punts, el manual de protocol intern ha de fer referència a la descripció dels actes que la empresa organitza, les precedències internes, quin són els grups de convidats, el protocol del Consell d’administració, l’ús de les banderes i símbols i logotips, tipus de regals corporatius i a qui es ofereixen, quan i com, el tractament dels mitjans de comunicació i qualsevol altre que s’adapta a les necessitats pròpies de cada empresa. Un dels temes més importants dins del protocol i el qual produeix més susceptibilitats es el tema de les precedències. En l’àmbit ofi cial el protocol segueix el Reial Decret que regula entre altres aspectes la precedència de les autoritats del estat, de la mateixa manera és adient establir les precedències generals dels càrrecs dins l’empresa d’una manera clara i precisa, de tal manera que pugem evitar les errades al màxim. Malgrat tot, en el món ofi cial les precedències son rígides i inamovibles, a excepció del lloc que ocupa l’amfitrió, però en l’empresa és molt més recomanable que la precedència de càrrecs siga diferent en funció del acte que es celebra, així dons el primer que s’ha de indicar és la tipologia dels actes i desprès aplicar el organigrama intern. Però no és suficient ordenar els càrrecs interns, sinó que és molt recomanable establir un ordre entre els invitats i les visites també. El problema en la empresa pot sorgir al intentar ordenar els càrrecs que estan al mateix nivell però en departaments diferents, per la qual cosa és convenient establir abans el criteri a aplicar que serà diferent en cada empresa. És recomanable fer servir criteris objectius, els més habituals son l’antiguitat, la retribució econòmica, la responsabilitat del càrrec o qualsevol altre que siga important per a cada empresa. Un altre gran avantatge és el establir l‘ordre de precedències dels convidats que vinguin als actes i esdeveniments que la empresa ofereix, així com el dels visitants que acudeixen al nostre lloc de treball, com també es convenient indicar quins són els regals i les atencions protocol·làries que s’han de regalar d’acord amb cadascú. Per començar es necessari definir els col•lectius que qualsevol empresa pot tindre. En termes generals són: convidats d’honor, convidats especials, autoritats, convidats del negoci - clients o proveïdors-, convidats especials com són els patrocinadors, socis o col·laboradors. Ara ja es poden aplicar els criteris d’ordenació: Als convidats d’honor els correspon un lloc destacat dins del acte; les autoritats segueixen el reial decret; tan els convidats especials como els convidats relacionats amb el negoci tindran que seguir un criteri objectiu d’ordenació preestablert, ja que són persones que tenen el mateix rang, per la qual cosa el més recomanable és el utilitzar un criteri objectiu com potser l’ordre alfabètic o l’antiguitat; els treballadors seguiran la precedència interna y per últim els convidats generals que no seguiran cap tipus de ordenació i seran col·locats tal com hi arriben. El fet que les autoritats acudeixen als nostres actes és molt important perquè avalen el nostre negoci i a més a més aporten una comunicació extraordinària en els mitjans de comunicació. Donat el cas que una autoritat siga convidada a un acte d la empresa, el més recomanable és cedir la presidència del acte per l’amfi trió, però sempre aquest fet és decisió de l’amfitrió. Un altre tema que hem de definir és en quin lloc es rep a cadascun dels grups abans definits, si al cotxe com es recomana per als convidats d’honor, a la porta del edifici a on s’esperaran les autoritats, a la porta del ascensor a on es recomana veure als convidats especials i els de negocis o bé en el despatx on esperarem als treballadors i els convidats en general. Per solucionar totes aquestes qüestions i moltes altres, es recomanable contractar a un professional que siga coneixedor del protocol i la gestió de esdeveniments, un professional amb una bona formació i coneixement del tema que ens pugi aportar eixa diferenciació buscada i anhelada per tots els negocis, organitzacions i empresaris.
GISELA VILAR
Experta en protocol i gestió d’esdeveniments
Experta en protocol i gestió d’esdeveniments
